Fragmentatory zostały wprowadzone w programie Excel 2010 umożliwiając tym samym filtrowanie tabel za pomocą kilku kliknięć myszką. Kiedyś dotyczyło to tylko Tabel Przestawnych, lecz teraz, filtrowanie danych w Excelu 2013 za pomocą fragmentatorów możemy użyć na każdej tabeli a nawet na wykresach.
Jak będziesz mógł zauważyć, wszystko to może działać w przeglądarce za pomocą programu Office Online.
W Polsce coraz częściej obchodzi się Halloween, więc postanowiłem przygotować mały spis świetnych powieści z gatunku Horror, aby lepiej wczuć się w nastrój tego dnia. Żeby łatwiej było mi podjąć decyzję, którą książkę przeczytać, postanowiłem użyć filtrów na zrobionej przeze mnie tabeli. Pomimo małej ilości danych w mojej tabeli, zwykłe filtry zapewne poradziłyby sobie z jej przesortowaniem. My jednak spróbujemy wykorzystać do naszych celów Fragmentatory tabel.
Oto przykładowa tabela z danymi (przedstawienie danych w takiej formie jest możliwe dzięki Office Online).
Wstawianie Fragmentatorów
Wstawmy więc trochę fragmentatorów. Aby to zrobić, musimy wybrać tabelę (wystarczy kliknąć na dowolną komórkę tabeli), a następnie wcisnąć przycisk Wstaw fragmentator, który znajduje się w zakładce Projektowanie na pasku Narzędzia tabel.
Filtrowanie za pomocą fragmentatorów – 1
Teraz wyskoczy Ci okno dialogowe, z zapytaniem dla których kolumn chcesz stworzyć fragmentatory. Każdy fragmentator filtruje jedną kolumnę, więc można wykorzystać je do każdej stworzonej przez nas kolumny. Przejdźmy dalej: zaznacz pola wyboru kolumn Autor, Ocena, Rodzaj oraz “Czy został nagrany film?”
Filtrowanie za pomocą fragmentatorów – 2
Czynność ta utworzy nam fragmentatory na naszym arkuszu kalkulacyjnym. Teraz możesz śmiało zmieniać ich położenie. Umieść wszystkie fragmentatory po lewej stronie naszej tabeli. Gotowe? Masz więc teraz kilka fragmentatorów, których możesz używać do filtrowania danych.
Filtrowanie za pomocą fragmentatorów – 3
Teraz śmiało wybierz przyciski we fragmentatorach i zobacz jak zmienia się nasza tabela. Możesz w łatwy sposób wyszukać np. książki ulubionego autora czy też preferowanego rodzaju.
Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać podczas filtrowania danych:
- Filtrowanie kolumn tabeli za pomocą przycisków filtrów przefiltrują dane tak samo jak fragmentatory. To dlatego, że działają one w ten sam sposób. Możesz użyć przycisków filtrów oraz fragmentatorów jednocześnie, co może być przydatne w bardziej zaawansowanych do przefiltrowania arkuszach.
- Już same Fragmentatory informują Cię o zmianach w Twoich danych. O co chodzi? Dla przykładu, jeżeli we fragmentatorze autorów wybierzesz Petera Strauba zobaczysz, że chociaż na naszej liście mamy wiele rodzajów książek, to inne fragmetatory poinformują Cię (pokażą), że napisał on jedynie książki o duchach oraz horrory, które są ocenione na 4 lub 4,5. Do tego, na podstawie niektórych jego książek zostały nagrane filmy.
Filtrowanie za pomocą fragmentatorów – 4
- Fragmentatory posiadają pewny dodatek – możesz wybierać kolejne filtry na kolejnych fragmentatorach aby otrzymać najdokładniejsze filtrowanie. Jeżeli wybierzesz zakładkę Duchy we fragmentatorze Rodzaj, zauważysz, że książki Petra Strauba o tematyce duchów są ocenione tylko na 4,5, a na ich podstawie powstały filmy. Jeżeli spojrzymy na naszą tabelę zauważymy, że jest tylko 1 taka książka.
Filtrowanie za pomocą fragmentatorów – 5
- Fragmentatory aktualizują zmiany filtrów w czasie rzeczywistym. Jeżeli zmienimy naszą oceanę z 4,5 na 5 zauważymy, że fragmentator zmienił nasze dane w czasie rzeczywistym.
- Możesz wybrać kilka wartości poprzez kliknięcie danej opcji i przeciągnięcie kursora na inną opcję. Odznaczenie wyboru umożliwia kombinacja Shift+kliknięcie lub Ctrl+kliknięcie.
- W programie Excel fragmentatory “pływają”. Oznacza to, że można je umieścić w dowolnym miejscu na naszym ekranie tak, aby korzystanie z nich było jeszcze prostsze.
Aby zobaczyć naszą tabelę w całości, wystarczy wyczyścić filtry poprzez wciśnięcie przycisku Wyczyść filtr, który znajduje się w prawym górnym rogu fragmentatora.
Formatowanie fragmentatorów
Dostosujmy fragmentatory tak, aby stały się ładniejsze oraz byśmy mogli pokazać po drodze ich inne możliwości.
Przesuń fragmentatory Ocena oraz “Czy został nagrany film?” na górę naszej tabeli. Teraz zmniejsz je i nieco rozciąnij (możesz użyć w tym celu rogów fragmentatora, aby łatwiej zmieniać jego rozmiar).
Filtrowanie za pomocą fragmentatorów – 6
Dostosowywanie wyglądu fragmentatorów
Wybierz fragmentator Ocena. Teraz z paska narzędzi wybierz zakładkę Narzędzia fragmentatora. Z zakładki Opcje wybierz ilość kolumn na 4, a kolor fragmentatora zmień na żółto-pomarańczowy (kolor zmień dla wszystkich fragmentatorów).
Filtrowanie za pomocą fragmentatorów – 7
Pamiętaj, że fragmentatory są wysoce konfigurowalne. Można kontrolować wysokość i szerokość ich przycisków, ich style dla każdego z osobna, a także bardziej zaawansowane opcje takie jak np. ukrywanie przycisków, którym nie odpowiadają żadne dane. Nie bój się eksperymentować – im więcej przećwiczysz i więcej opcji odkryjesz, tym lepiej dla Ciebie.
Skup się na istotnych danych bez potrzeby utraty możliwości filtrowania
Jak to często bywa w przypadku większej ilości danych, jak np. sprzedaż przedmiotu w zależności od kraju, możemy spotkać się z sytuacją, gdzie nie potrzebujemy w naszej tabeli widzieć danej serii danych. Dla przykładu, w naszej tabeli chcemy pozbyć się kolumn Autor, Rodzaj oraz Ocena. Najprostszym filtrem w tej sytuacji będzie po prostu ukrycie niechcianych kolumn tabeli. Aby to zrobić wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy na kolumnach E, H, I oraz J, a następnie wybrać opcję Ukryj.
Filtrowanie za pomocą fragmentatorów – 8
Ta czynność sprawi, że większe tabele staną się prostsze do odczytania i nie utracimy przy tym możliwości dalszego filtrowania.
Teraz możesz dodatkowo wyłączyć przyciski filtrowania w Twojej tabeli, nie tracąc przy tym możliwości filtrowania danych. Wybierz tabelę (wystarczy kliknąć na dowolną komórkę tabeli), a następnie odznacz pole Przycisk filtru, który znajduje się w zakładce Projektowanie na pasku Narzędzia tabel.
Filtrowanie za pomocą fragmentatorów – 9
To sprawi, że Twoja tabela stanie się bardziej wyrazista i przejrzysta w przypadku, gdy nie potrzebujesz korzystać z opcji filtrowania danych z rozwijanego menu. Wcześniej, w starszych wersjach programu uniemożliwiało to filtrowanie naszej tabeli, lecz teraz przecież mamy do dyspozycji fragmentatory. Dzięki temu możemy “mieć ciastko i zjeść ciastko” jednocześnie.
Aby jeszcze bardziej “upiększyć” naszą pracę, możemy wyłączyć widok linii siatki oraz nagłówki arkusza kalkulacyjnego.
Filtrowanie za pomocą fragmentatorów – 10
Po wykonaniu wszystkich czynności z tego poradnika, powinieneś otrzymać schludny i przejrzysty raport, który wygląda mniej więcej tak:
Podsumowanie
Fragmentatory są prostym w obsłudze, ale jakże przydatnym narzędziem, które można wykorzystać w raportach Excel. W programie Excel 2013 możliwe jest użycie ich do filtrowania tabel, co bardzo ułatwia sortowanie danych, a dzięki programowi Office Online, możesz w łatwy sposób przenosić swoją prace w różne miejsca świata.
Na pierwszy rzut oka może wydawać się, że fragmentatory to powielenie starych, znanych już nam od dawna filtrów, ale gdy się im bliżej przyjrzeć to ich działanie wykracza poza pojedynczą kolumnę tabeli. Podczas, gdy filtrują dane w ten sam sposób co zwykły filtr tabeli, pozwalają na takie rzeczy jak:
- Poprawa wyglądu interfejsu raportu poprzez wyłączenie przycisków filtrów w nagłówkach tabeli nie tracąc przy tym możliwości filtrowania
- Umożliwia nam filtrowanie danych, nawet gdy nasze kolumny są ukryte. Sprawia to, że nasza praca staje się bardziej przejrzysta.
- Przedstawia ważniejsze filtry w formie przycisków, co wyróżnia je od reszty tabeli
- Tworzenie bardziej skupionych w jednym miejscu raportów. Fragmentatory można łatwo umieścić obok interesującego nas miejsca arkusza, np. wykresu czy też podsumowania. Dane tabelaryczne są dobrym sposobem na przedstawienie danych, jednakże nie zawsze jest to coś, co chcemy pokazywać w całości.
Jest kilka rzeczy na temat fragmentatorów, o których nie wspomniałem w tym poradniku. Tyczą się one bardziej zaawansowanych opcji takich jak np. inteligentne zachowanie aktualizacji danych czy też działania fragmentatorów w widoku galerii programu Office Online, ale tym zajmiemy się kiedy indziej.
Chcę wiedzieć co myślisz!
Masz jakieś przemyślenia? Pomysły? Może jakieś cechy za które kochasz fragmentatory tabel? Daj mi znać w komentarzu! Czekam na wszelkie Twoje uwagi na temat artykułu.
Drukuj do PDF