Każdy z nas ma swoje ulubione narzędzia do planowania pracy i zadań. Niektórzy korzystają z notatników, żółtych karteczek, kalendarzy książkowych a inni z aplikacji w telefonie czy serwisów internetowych. Ja osobiście preferuję elektroniczne narzędzia, ponieważ mam do nich dostęp z dowolnego miejsca w moim telefonie i na każdym komputerze z dostępem do Internetu.
Sprawdziłem już setki różnych aplikacji i serwisów internetowych służących do planowania, zapisywania zadań i zarządzania notatkami oraz projektami. Można je podzielić na:
-
Darmowe
-
Darmowe z płatnymi rozszerzeniami
-
Płatne
Ponieważ jestem zwolennikiem minimalizacji kosztów, dlatego w tym artykule skupie się na tych, które są dostępne bezpłatnie.
Oczywiście w pewnych przypadkach należy wziąć pod uwagę również płatne rozwiązania, ale tylko wtedy, jeśli korzyści wynikające z ich zastosowania przewyższą ich koszty zakupu.
W trakcie zarządzania naszą pracą lepiej za bardzo nie kombinować. Zauważyłem, że skomplikowane serwisy oferujące różnego rodzaju rozbudowane priorytety zadań, etykiety, powiadomienia, raporty, statystyki, czy obszary pracy nie sprawdzają się. Są po prostu za skomplikowane i po pewnym czasie zniechęcają do ich używania. Tutaj trzeba stosować regułę KISS i stworzyć sobie system tak prosty i intuicyjny jak to tylko możliwe. Ja po przechodzeniu na pozornie dobre i zaawansowane narzędzia zawsze wracałem do tych podstawowych, o których za chwilę napiszę.
Kalendarz
Zaczniemy od najważniejszej rzeczy, czyli od kalendarza. Absolutna podstawa każdego zapracowanego człowieka. Gdzieś musimy wpisywać planowane spotkania, terminy, wyjazdy oraz najważniejsze projekty. Uważam, że kalendarze książkowe są bardzo dobrym rozwiązaniem i mogą również służyć, jako notatnik, ale są kłopotliwe w zarządzaniu i transporcie. Poza tym czasem trudno w nich odnaleźć potrzebne informacje. Nie mają narzędzia wyszukiwania J
Tutaj pewnie nie będzie zaskoczenia, bo do tego celu polecam kalendarz Google. Jeżeli posiadasz konto Google to już masz do niego dostęp. To konto udostępnia również inne interesujące narzędzia, o których jeszcze w tym artykule napiszę.
Rysunek 1 – Kalendarz Google
Kalendarz Google jest w pełni zintegrowany z kontaktami Google, dzięki czemu możemy do wydarzeń łatwo dodawać gości, którzy otrzymają wtedy automatyczne powiadomienie o spotkaniu. Oczywiście jest także zintegrowany z telefonami z systemem Android. Na innych systemach należy zainstalować odpowiednią aplikację. Zapraszam do zapoznania się z poniższą stroną w celu poznania jego możliwości:
https://www.google.com/intl/pl/calendar/about/
Bardzo łatwo ustawimy także powiadomienie o wydarzeniach – mailowe lub popup. Do niedawna można było ustawiać także powiadomienia SMS, ale Google z tego zrezygnowało, bo na smartfonach po ustawieniu powiadomienia popup od razu wyświetla się odpowiedni komunikat.
Nie będę teraz omawiał wszystkich funkcjonalności tego kalendarza. Najlepiej, jeśli sprawdzisz go osobiście i wyrobisz sobie na jego temat opinię.
Lista zadań
Systemów do zarządzania zadaniami sprawdziłem najwięcej. Jest ich naprawdę mnóstwo. Być może słyszałeś o tych najbardziej popularnych:
Wszystkie są świetnymi narzędziami i w większości posiadają polski interfejs. Są bezpłatne w podstawowej wersji a za rozbudowane funkcjonalności trzeba już płacić. Jednak darmowa wersja w zupełności wystarcza dla większości użytkowników.
Pomimo tego, że te narzędzia są bardzo fajne i dają dużo funkcjonalności to ja zawsze wracałem do tego:
Rysunek 2 – lista zadań Google Tasks
Jest to lista zadań Google Task, które jest dostępna dla posiadaczy konta Google. Jest dostępna pod adresem: https://mail.google.com/tasks/canvas
Wiem, co sobie myślisz. Że wygląda bardzo prymitywnie, ale posiada najważniejsze cechy listy zadań:
-
Dodawanie nazwy i opisu zadania
-
Wybieranie terminu wykonania
-
Dodawanie dowolnej ilości list zadań
-
Tworzenie podzadań do głównego zadania
-
Integruje się z kalendarzem Google i wieloma aplikacjami w telefonie
-
Zaznaczanie wykonanych zadań
-
Drukowanie przejrzystej listy zadań.
Używam jej do zapisywania bieżących, krótkich zadań. Główne projekty, które trwają wiele dni tworzę w kalendarzu Google a dla szczegółowych zadań tworzę oddzielną listę zadań dla każdego projektu. Te zadania są wtedy widoczne również w kalendarzu Google i można tam je zaznaczać, jako wykonane.
Jeżeli przeszkadza Ci ich prosty wygląd a używasz przeglądarki Chrome to możesz zainstalować rozszerzenie, które znacznie uatrakcyjni ten wygląd i doda przycisk do szybkiego wyświetlenia listy zadań.
Zarządzanie projektami
Lista zadań Google w wielu przypadkach może nie wystarczyć i przyda się dobre narzędzie do długofalowego planowania zadań i projektów, w których bierze udział wiele osób. Do tego idealnie nadaje się Trello. To narzędzie jest zaprojektowane na podstawie tablicy Kanban. W zależności od tego, na którym etapie jest nasze zadanie lub projekt to przeciągamy je do odpowiedniej kolumny (obszaru).
Główne zadanie czy projekt, który chcemy wykonać dodajemy, jako kartkę, którą możemy przeciągać w dowolne miejsce naszej tablicy. Każda karta posiada wiele różnych funkcjonalności a najlepszą z nich jest to, że można tam łatwo dodawać pliki graficzne. Wystarczy skopiować grafikę do schowka i wkleić ją za pomocą skrótu CTRL + V lub używać odpowiedniego przycisku.
Poza wklejaniem grafiki mamy do dyspozycji wstawianie list zadań, opisów i komentarzy, dodawanie członków, przypisywanie etykiet, wybieranie terminu wykonania oraz dodawanie dowolnych załączników z dysku, a nawet z Dropbox’a czy dysku Google.
Przykładową tablicę w Trello możesz zobaczyć tutaj: https://trello.com/b/kA4QsqJ2/the-great-kitchen-redesign
Rysunek 3 – Trello
Jest to niesamowite narzędzie, które znacznie ułatwia planowanie kreatywnej pracy. Powinieneś koniecznie je przetestować. Planuję napisać oddzielny artykuł o tym jak zaplanować całe nasze życie w Trello. Jeśli chcesz otrzymać informację o tym artykule to zapisz się do newslettera po prawej stronie.
Notatki
Wiesz już, gdzie możesz planować swoje zadania i projekty. Potrzebujesz jeszcze miejsca do zapisywania ważnych informacji, pomysłów, przemyśleń czy artykułów. Narzędzia, które sprawdzi się zarówno, jako notatnik czy dziennik, oraz umożliwi łatwe zarządzanie Twoimi zapiskami oraz nadawanie im terminów wykonania.
Do tego celu warto wykorzystać bezkonkurencyjne na rynku narzędzie o nazwie Evernote.
Rysunek 4 – Evernote
Jest to prawdziwy kombajn do zapisywania materiałów, które chcemy zachować na przyszłość. Oprócz wprowadzania tekstowych notatek umożliwia także tworzenie przypomnień, notek głosowych, zdjęć oraz szybkiego tworzenia wycinków ze stron internetowych. Oczywiście nasze notatki synchronizują się w chmurze. Za pomocą dodatkowego programu Skitch możliwe jest także tworzenie zrzutów ekranu z naprawdę efektownymi opisami i znacznikami.
Wszystko działa w przeglądarce, ale mamy do dyspozycji także oddzielną aplikację na wszystkie systemy operacyjne oraz na smartfony. Evernote to absolutny „must have” dla osób tworzących treści w Internecie.
O Evernote również planuję napisać oddzielny artykuł jednak polecam Ci sprawdzić tą usługę jeszcze dzisiaj.
„Jeden, by wszystkimi rządzić, Jeden, by wszystkie odnaleźć”
Pewnie oprócz powyższych narzędzi znasz i używasz jeszcze innych wartych polecenia. Podziel się proszę nimi w komentarzu. Możesz w ten sposób pomóc innym w znalezieniu idealnego rozwiązania do planowania.
Ja podałem tutaj te, które uważam za najważniejsze. Jak widzisz jest ich kilka i przełączanie się pomiędzy nimi w trakcie intensywnej pracy może być kłopotliwe i zabierać dużo czasu. Istnieje serwis, który synchronizuje się z tymi wszystkimi usługami a także z, wieloma których tutaj nie podałem i wyświetla je w formie przejrzystego kalendarza.
Dzięki temu informacje z tych wszystkich miejsc masz w jednym miejscu i możesz nimi łatwo zarządzać. Możesz nawet do niego dodać wydarzenia z portali społecznościowych.
Ten kalendarz to Sunrise Calendar. Idealne rozwiązanie dla osób, które korzystają z wielu programów i serwisów. Interfejs przypomina kalendarz Google, ale możliwość synchronizacji z kilkudziesięcioma zewnętrznymi serwisami sprawia, że jest to obowiązkowy dodatek do naszego systemu planowania pracy.
Rysunek 5 – Sunrise Calendar
Kalendarz jest ciągle rozwijany i pojawiają się nowe opcje synchronizacji i inne usprawnienia.
Działa w przeglądarce, ale oczywiście możemy pobrać aplikację na smartfona lub dodatek do przeglądarki Chrome.
Czy nie można prościej?
Powyższe serwisy i narzędzia są według mnie najważniejszymi pozycjami na rynku i szybko z niego nie znikną. Jeżeli używasz pakietu Office to w zupełności wystarczy Ci do planowania Outlook oraz OneNote. Do projektów możesz posiłkować się Excel’em. Problemem może okazać się synchronizacja jednak Microsoft już to rozwiązał w Office 365. Warunkiem jest posiadanie tego pakietu, który do najtańszych nie należy.
Jeżeli pracujesz na wielu różnych urządzeniach to koniecznie powinieneś sprawdzić narzędzia, o których tutaj pisałem. Jeśli jednak chcesz cały system maksymalnie uprościć to, jako absolutne minimum poleciłbym Ci korzystanie z konta Google: z kalendarza, Gmaila, listy zadań oraz dysku Google. Masz tam wszystko, co jest Ci potrzebne do skutecznej i wydajnej pracy w chmurze.
Podziel się
Dziękuję Ci za Twoją uwagę. Starałem się streszczać, ale i tak wyszedł z tego artykuł na ponad 1300 słów. J
Jeśli znasz kogoś, komu może on się przydać to wyślij mu proszę do niego odnośnik albo udostępnij go przez portale społecznościowe. Czekam także na Twój komentarz. A teraz wracaj do pracy!
Drukuj do PDF